Автоматическая генерация документов.
Автор — Алексей А. Романенко
История вопроса
Както раз после подведения итогов
олимпиады, когда участникам требовалось разослать письмами с
результаты по сданным (или не сданным) предметам, я заметил, что
девушка сидит и руками вносит в шаблон письма результаты экзамена,
ФИО школьника и прочую информацию. Перед ней лежало несколько
распечатанных из Excel листов с фамилиями и оценками. Copy-Paste,
Ctrl+C — Ctrl+V, перевод ФИО из именительного в родительный
падеж и так уже была проделана работа с половиной первого из трех
листов с данными. Сколько по вашему она могла бы еще просидеть
копируя данные, а потом проверяя результат? Думаю довольно долго, да
и ошибок было бы не мало. А ведь ей потом предстояло еще подписывать
почтовые конверты... Мне стало жалко ее времени и за несколько минут
я показал, как можно с помощью простых средств этот процесс
автоматизировать. После небольшого экскурса ее работа была закончена
за 20 минут.
В этом уроке я покажу Вам как можно
быстро создавать документы (письма, приглашения) затрачивая на это
минимум времени. В разных версиях языках этот описываемый процесс
называется по-разному. Так в русском это «Слияние», а в
английском - «Merge».
Надеюсь, что «письма счастья»
от пенсионного фонда, налоговые уведомления создаются таким же
способом :)
Инструменты
Для создания документов нам понадобится OpenOffice Writer. В нем
мы будем создавать шаблон письма. Понадобиться так же OpenOffice
Calc. В нем мы создадим базу с фамилиями и адресами тех лиц, которых
мы, например, хотим пригласить на вечеринку. Вместо программ из
пакета OpenOffice легко могут использоваться MS Word и Excel. База
данных может легко лежать в MS Access. И так, приступаем.
Создание базы данных
База данных — это ничто иное как
таблица в MS Excel или OpenOffice Calc, где данные располагаются в
столбцах, а первая строка используется для именования столбцов.
Заведем, например, столбцы «ФИО», «город»,
«индекс», «адрес». Введем данные и сохраним
файл на диск.
В качестве баз данных могут
использоваться и другие источники, например адресная книга Outlook,
или база данных MS Access.
Создание
шаблона письма
С созданием шаблона письма дело обстоит
чуть сложнее. Поскольку в шаблон будут данные из таблицы (нашей базы
данных) подставляться как есть, то и письмо надо писать
соответствующим образом. Если у вас в базе данных ФИО идет в
именительном падеже, то вряд ли Вам удастся использовать это поле в
обращении «Дорогой, <ФИО>!» и для конверта в строке
«Кому: <ФИО>». В последнем случае ФИО будет
смотреться несколько коряво.
Составляя шаблон письма я рекомендую
начать с составления письма какому-то реальному человеку. Можно
самому себе. Затем в нем выделить цветом те данные, которые Вы будете
брать из базы данных и заменить их на соответствующие поля. Перед тем
как заменять выделенный текст на поле рекомендую обратить внимание на
то, с какой буквы должно начинаться поле в базе данных (строчной или
прописной). Конечно, можно составлять шаблон сразу с полями, но тогда
Вы можете не заметить некоторых ляпов, как нестыковка падежей.
Уже в приведенном шаблоне видно, что
нам потребуется ФИО в родительном падеже и поле, содержащие только
имя и отчество. С первым полем мы можем заменить «Кому»
на «Получатель» и тогда ФИО в именительном падеже нас
вполне устроит. Со вторым полем все несколько сложнее и нам придется
завести в базе данных еще один столбец и заполнить его
соответствующими данными. В одном из следующих уроков я расскажу как
это сделать автоматически, а пока будем считать что такое поле у нас
уже есть.
Для вставки поля и привязки шаблона к
базе данных необходимо выполнить следующую последовательность
действий. В OpenOffice Writer выбрать базу данных
и нажать «Define»
(«Определить»).
Затем в нужное место вставить поле из
подключенной базы данных. Для этого нажать Ctrl+F2, или в меню
«Вставка» выбрать пункт «Поля» и «Другое».
В открывшемся окне выбрать вкладку «Базы данных», в типе
поля выбрать «Mail Merge fields», из базы данных выбрать
соответствующее поле и нажать «Вставит». Собственно базу
данных можно также выбрать в этом окне.
После того как одно поле вставлено,
можно не закрывая текущего окна выделить текст для замены на
следующего поля, выбрать поле и снова нажать «Вставить».
И так для каждого из полей.
Для MS Word
ситуация в чем-то похожа и, возможно, более удобна. После создания
таблицы в MS Excel, запускаем MS Word и переходим на вкладку
«Рассылки». На этой вкладке можно увидеть тре необходимых
шага: «Начало слияния», «Составление документа и
вставка полей» и «Завершение». Есть еще
промежуточный шаг «Просмотр результата», но он является
опциональным.
И так работа
начинается с выбора документа. Это могут быть письма, наклейки,
обычный документ Word. Тут же можно запустить мастер слияния, который
проведет Вас через все стадии этого процесса. Следующий шаг —
выбор получателя, то есть базы данных. Здесь Вы можете выбрать
готовую базу данных (например, созданную на предыдущем этапе таблицу
MS Excel), или создать новый список. После того как список выбран,
становятся активными кнопки «Вставит поле слияния»,
«Изменить список получателей» и пр. Через диалог
«Изменить список получателей», который открывается
соответствующей кнопкой, можно выбрать из всего списка только
необходимые для слияния записи.
Далее начинаем
составлять шаблон письма и после того как оно написано заменяем блоки
текста, на соответствующие поля в базе данных.
При вставке полей
мне кажется удобным подсветить все поля серым цветом, кликнув по
кнопке «Выделить поля слияния». В противном случае, если
таких полей много, то их можно потерять в тексте.
И так, шаблон готов.
Генерация
писем
Последний этап — генерация писем.
В OpenOffice для этого в меню «Инструменты» выбираем
«Mail Merge Wizard...» и проходим все предлагаемые шаги
по объединению нашего шаблона с базой данных.
В диалоговом окне мы видем, что из
предложенных 8 пунктов нам некоторые пункты выполнять не придеться.
Так документ мы уже создали и редактировать его нам не надо, блок
адреса мы тоже уже вставили. Но давайте по-порядку.
Сначала выбираем, что создаем письма на
основе текущего документа и жмем «Далее» внизу окна.
Вторым пунктом выбираем будет ли у нас это бумажное письмо или
e-mail. Для того, чтобы письмо можно было сохранить в файл следует
выбрать первое. Жмем «Далее». Третим пунктом нам
предлагают создать блок адреса, но поскольку мы его создали руками,
то снимаем все галочки и переходим к следующему шагу. Здесь нам
предлагают вставить обращение, но оно у нас тоже уже есть, поэтому
жмем «Далее». Шестым пунктом можно отредактировать
документ, посмотреть на документ со вставленными из базы данных
полями и, если надо, какие-то поля исключить.
На шаге 7 предлагается отредактировать
каждый из созданных в результате соединения шаблона с базой данных
файлов. И наконец на последнем, 8 шаге, можно выбрать что сделать с
полученными документам. Можно сохранить, распечатать или отправить по
e-mail. При этом можно сохранять все документы в один файл, или
каждый документ отдельно.
В MS Word процесс
слияния заканчивается нажатием кнопки «Найти и объединить».
Из выпадающего
меню очевидно, что все письма можно напечатать и послать через
e-mail, но не очевидно, что все их можно сохранить в файл. Для
сохранения надо выбрать первы пункт - «Изменить отдельные
документы». При этом откроется новый документ, в котором каждое
новое письмо будет располагаться с новой странице, а тут уже этот
файл можно и сохранить.
Заключение
И так, в этом уроке Вы узнали как используя инструмент слияния
создавать документы на основе шаблона. Давайте кратко запишем
последовательность действий:
- Необходимо в табличном процессоре создать базу данных, из которой будут браться
данные для заполнения полей.
- Необходимо создать шаблон письма.
- Произвести слияние и сохранить результат.
|
